L’ AAP DEFFINOV en BFC pour la formation et les tiers-lieux en Région a été publié le 19 juin. Vous avez des questions sur l’AAP ? Ses modalités ? Ecrivez à  formation@tierslieux-bfc.fr pour obtenir une réponse qui sera partagée ici.

Date de dépôt des dossiers :

• 1ère vague : 10 septembre à 19h
• 2ème vague : 5 octobre à 19h

➔ Les dossiers sont à adresser sous la forme suivante :

• 1 exemplaire papier à l’adresse suivante : Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités B.F.C PEECS – Service MTAP Place Jean Cornet 25 000 BESANCON
• 1 envoi numérique à l’adresse mail suivante : dreets-bfc.aap-tiers-lieux@dreets.gouv.fr. N’hésitez pas à faire un WeTransfer ou équivalent pour les fichiers lourds.

C’est la date d’envoi du dossier papier qui fera foi pour la validité de la candidature

Critères d’éligibilité

• A qui s’adresse cet appel à projet ?

Est éligible tout Tiers-lieu(x) qui par son ancrage, sa communauté, les méthodes d’apprentissage participera à diffuser des pratiques de formation et d’apprentissage. 

Est éligible tout acteur de la formation : Organismes de formation, CFA, Lycées professionnels, Etablissements scolaires, Etablissements de formation sanitaires et sociales, Ed Tech

Peut être enrichi d’une multiplicité de partenaires pertinents : Branches ou filières professionnelles,  Entreprises, Structures de l’insertion par l’activité économique, Coopératives d’activité et d’emploi, Etablissements d’enseignement scolaire ou supérieur, Têtes de réseaux de tiers-lieux

• Est-ce que je peux candidater si je suis une structure nouvellement créé(e) ou en cours de création ?

Les acteurs du collectif doivent justifier d’une existence d’au moins 1 an d’exercice

• L’obligation d’une année d’existence s’applique-t-elle à la création de la structure ou à la date d’ouverture du lieu ? 

Plutôt à la date d’ouverture du lieu. 

• Est-ce que les maisons France Service sont éligibles ?

Ne sont éligibles que des consortiums impliquant à minima un tiers-lieu et un OF. Elles peuvent être intégrées en tant que partenaire du projet. Des exceptions pourraient néanmoins être envisagées sur les zones blanches. 

• Concernant l’obligation d’avoir un consortium tiers lieu et un organisme de formation : que se passe-t-il si tiers-lieu est déjà organisme de formation ?

Il n’est pas possible de candidater en portant les deux casquettes. L’entité devra s’engager soit en tant que Tiers-Lieux, soit en tant qu’Organisme de Formation.

•  Est-ce qu’un établissement médico-social peut être porteur ?

Oui si il est partenaire d’un consortium TL / OF, où s’il est lui-même OF ou tiers-lieu. 

• L’OF devra-t-il être Qualiopi ? 

La certification Qualiopi n’a pas été rendu obligatoire dans le cadre de l’AAP Deffinov, néanmoins il s’agit désormais d’un impondérable des organismes de formation qui veulent exercer des missions de formation dans un cadre de financement public ou mixte depuis le 1er janvier 2022.

• Si l’OF a pour projet de faire de réelles actions de formation dans DEFFINOV, c’est indispensable.
• Si l’OF intègre un collectif pour mettre à disposition des outils de formation, de l’ingénierie ou pour faire des accompagnements de parcours en revanche ce n’est pas indispensable

• Est-il possible d’avoir un partenaire sur une région adjacente ?

Oui si la ressource n’est pas disponible dans la région (à justifier). En revanche ce partenaire ne pourra pas être chef de file. 

• Si on propose un projet en zone blanche, peut-on proposer la création d’un nouveau tiers-lieu pour prendre en charge ce périmètre ?

C’est le tiers-lieu existant, membre du consortium, qui devra couvrir la zone blanche car l’AAP n’a pas pour objectif de soutenir la création de nouveaux Tiers-lieux. En revanche des transformations de lieux peuvent être une réponse intéressante dans le cas où il serait implanté dans une zone blanche.

• Un tiers-lieu ayant bénéficié du dispositif Fabrique de territoire ou Manufacture de proximité peut-il postuler à Deffinov ? Cet aspect joue-t-il en sa faveur ou défaveur ?

L’AAP est cumulable avec ces labels. Ces dispositifs sont encouragés notamment sur l’axe 2 de l’AAP.

• Est-ce qu’une association labellisée maison digitale peut participer à cet appel à projet ?

Oui si elle est partenaire d’un consortium Tiers-Lieu / Organisme de Formation. Plus le consortium sera composé d’acteurs divers meilleure sera la réponse. 

• Quelle place peuvent occuper les universités ?

Être présente dans un consortium sans souci mais elles ne peuvent pas occuper le rôle d’Organisme de formation.

• Est-il permis de proposer en tant qu’Organisme de Formation une offre de formation décentralisée, en consortium avec d’autres acteurs (EPCI, entreprises…) et dans leurs locaux ?

A priori oui, il faudra voir dans quelle mesure cette idée s’incarne avec le collectif minimal de l’esprit de l’AAP. 

• Cet APP est-il national ou régional ?

L’AAP se déploie sur le territoire national, il est déployé soit par la collectivité régionale soit par la DREETS.

• Est-ce que l’AAP peut financer des formations non certifiantes ?

Oui, l’AAP peut financer des formations non certifiantes. Néanmoins la priorité est de pouvoir toucher les publics de la formation continue plutôt que ceux de la formation initiale.

• Les formations doivent-elles être réservées à certains publics ?

Tous les publics sont concernés par DEFFINOV même si certains publics ont été identifiés comme prioritaires comme ceux éloignés de l’emploi.

• Peut-on travailler une réponse coordonnée à l’échelle régionale ?

Oui particulièrement dans le cadre de l’axe 2 de l’AAP où l’on peut réfléchir à des projets ayant une emprise territoriale plus large. Néanmoins, une réponse à l’échelle régionale sans ancrage départemental ne sera pas retenue. Il est indispensable de travailler territoire par territoire, même s’il est possible de proposer une réponse similaire dans plusieurs départements (une même structure dans les consortiums de plusieurs départements serait une réponse régionale mais il faudrait bien identifier les spécificités de déploiement territorialisées, les acteurs implantés localement dans chaque territoire et l’ancrage local de l’action proposée). Les projets doivent concerner des publics de l’échelle départementale.

• Est-il possible d’être sur plusieurs consortiums d’acteurs ?

Oui si la spécificité qui est portée est unique sur le territoire. Il faudra démontrer le besoin et la particularité et faire donc plusieurs dossiers/consortium. Il est possible d’être chef de file d’un consortium et membre d’un autre. Ce qui compte c’est la solidité du projet, sa cohérence en termes de faisabilité etc.

• L’AFEST (formation en situation de travail) peut-elle être un outil proposé dans le cadre de Deffinov ?

Oui tout à fait.

Aspects financiers et administratifs

Date de dépôt des dossiers :

• 1ère vague : 10 septembre à 19h
• 2ème vague : 5 octobre à 19h

➔ Les dossiers sont à adresser sous la forme suivante :

• 1 exemplaire papier à l’adresse suivante : Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités B.F.C PEECS – Service MTAP Place Jean Cornet 25 000 BESANCON
• 1 envoi numérique à l’adresse mail suivante : dreets-bfc.aap-tiers-lieux@dreets.gouv.fr. N’hésitez pas à faire un WeTransfer ou équivalent pour les fichiers lourds.

C’est la date d’envoi du dossier papier qui fera foi pour la validité de la candidature

• Quand faut-il rendre le dossier de l’AAP ? 

1ère vague : 10 septembre à 19h

2ème vague : 5 octobre à 19h

Il n’y aura pas de reconduction de l’AAP l’année prochaine.

• Est-ce que l’on peut être refusé à la première vague et accepté à la deuxième ? 

L’idée est d’analyser les projets reçus par vague. S’il y a un refus c’est que le projet ne convient pas aux attentes. Par contre, pour certains projets intéressants et insuffisamment aboutis, nous pouvons émettre un ajournement conditionné à la production de telles ou telles précisions avec réexamen du projet lors de la 2^ème vague.

• Sur les engagements des travaux : si nous avons déjà pris l’initiative d’aménager des lieux de formation et de production et que les travaux sont déjà en cours, existe-t-il une rétroactivité ? 

Non il n’y a pas de rétroactivité possible. 

• Comment estimer mon budget de dépenses ?

Les devis permettent d’estimer de manière précise les dépenses. Mieux vaut mettre le maximum de devis dans la réponse à l’AAP. Si ce n’est pas possible, il faut estimer au plus juste. Il y aura un contrôle de service fait avec demande des factures et l’aide de l’Etat variera en fonction.

• Quels sont les frais pédagogiques éligibles ?

L’objectif de l’AAP n’est pas de payer de la formation car les coûts de formation traditionnels sont déjà couverts par les prescripteurs habituels.

A titre d’exemples, les dépenses ci-dessous peuvent être couvertes :

• frais de déplacement de l’équipe qui seraient impliquées dans un consortium si cela sert bien le projet
• frais de fonctionnement de l’équipe du Tiers Lieu – bien préciser les quotités ETP
• travaux à condition que ce soit seulement de l’adaptation d’un plateau technique déjà existant pour répondre aux objectifs du projet. 

•  Qu’en est-il des parcours d’insertion et des frais engagés pour les personnes les plus éloignés? 

Cela dépendra de la forme du projet. Tout ce qui est dans la phase accueil, accompagnement, médiation, on peut considérer que c’est un début de parcours qui peut être pris en charge. Tout l’aval, le repérage des publics est éligible. L’idée est d’avoir une base sur l’accompagnement de personnes fragiles. 

•  Le dépôt d’une candidature passera-t-il par « Ma Démarche FSE » ?

Non, cela passe pas un dépôt de demande de subvention avec les pièces à envoyer par voie postale à la DREETS ET par voie numérique. 

•  Est-ce que les tiers-lieux pourront être financés sur du fonctionnement pour ces projets?

C’est un AAP qui mêle dépenses de fonctionnement et d’investissement conformément aux dépenses autorisées et précisées en page 13 du cahier des charges. L’Etat vérifiera qu’il n’y a pas de doublon de financements. 

• Est-ce que l’OF et le tiers-lieux doivent fournir un budget différent dans cet AAP ? 

Il faut un budget global du projet. Le projet doit nommer un chef de file, porteur phare. Il faut que le porteur indique les budgets qui seront alloués aux différents membres du consortium.

• Est-il possible d’avoir des fonds européens en cofinancement ?

Il n’est pas possible d’avoir des fonds européens en cofinancement.

• Est-ce que les cofinancements peuvent être que privés ou que publics ?  

Les 30% de cofinancements peuvent être à la fois publics et privés. Seuls les financements européens sont exclus de cette portion. Il est même possible d’y intégrer des valorisations non-financières type bénévolat (dans une part limité à 30% des 30%).

• Dans le Cahier des charges, il est précisé que  « Pour chaque partenaire associé au consortium qui dépose un projet : Déclaration du chef de file ou des membres du consortium qui ont bénéficié d’un financement dans le cadre d’un programme  national… ». Cette déclaration est-elle à faire uniquement par le chef de file ou l’ensemble des membres du consortium ?

Soit chaque membre établit un document + le chef de file , soit le chef de file porte la responsabilité en transmettant un courrier au titre du collectif en réponse à l’AAP (il est recommandé dans ce cas qu’il demande une attestation auprès de chaque membre qu’il gardera dans une approche de sécurisation en cas d’éventuel litige).

• Comment s’applique la règle des MINIMIS ?

Dans la mesure où les aides attribuées dans le cadre de DEFFINOV ne portent pas sur des coûts admissibles spécifiques (c’est-à-dire qu’elles financent un nouveau projet), elles sont alors cumulables avec d’autres régimes de subvention y compris d’autres régimes de minimis. Par exemple une fabrique de territoire qui reçoit des subventions minimis pourra cumuler avec la subvention DEFFINOV sans question autour des plafonds.

Par contre, si un projet, par exemple, demande une subvention DEFFINOV pour un outil numérique déjà développés par ailleurs par d’autres mécanismes de soutien, alors ce projet ne pourra être éligible.

• Quels documents doivent fournir les membres du consortium ?

Le chef de file doit amener les documents administratifs demandés, les autres partenaires peuvent amener uniquement une lettre d’intention.

• Chapitre IV du cahier des charges rubrique « Calendrier et modalités de dépôt des demandes de financement », il est fait mention d’un « dossier de candidature accessible sur le site internet de la DREETS ». De quoi s’agit précisément ?

Il s’agit du CERFA n°12156 mentionné plus loin dans le cahier des charges (valable pour les associations, les sociétés, les mutuelles et les fondations).

• Qu’est ce qui est attendu : un budget par année ou un budget consolidé ?

Les deux sont possibles en fonction de la nature du projet et des phases de déploiement. L’objectif est de montrer l’évolution du projet et sa pérennité sur le long-terme.

• Quel niveau de détail est attendu dans le budget concernant le montant des prestations pour le projet ?

Il est recommandé de détailler les prestations de chaque structure et le montant associé pour chaque type de prestations.

L’important étant de bien montrer le calendrier prévu par le projet et faire apparaître les financements DEFFINOV, les cofinancements, les fonds propres apportés par chacun des partenaires et la présentation détaillée en dépenses de l’utilisation des financements.

• Les 30% de co-financements sont à répartir au sein du consortium ou par structure ?

Les 30% de co-financements concernent le projet dans sa globalité et sont donc pour l’ensemble du consortium et non par structure.

• Dans le budget du projet du CERFA, peut-on inclure dans la rubrique charges fixes de fonctionnement des frais de personnel de notre siège et de notre Direction Régionale ? Quelles sont les charges indirectes du projet éligibles dans cet AAP ?

_ Les coûts de pilotage par la direction ?

_ les coûts relatifs au siège social de la structure-ils valorisables ?

_ Autres exemples ?

Les charges directes de personnel correspondent à des agents ou salariés dédiés partiellement ou totalement au projet et dont la contribution est clairement identifiable. Les charges de personnel exerçant des fonctions « support » non identifiables directement sur le projet doivent être mentionnées dans les charges indirectes.

• Est-il possible de fournir une lettre d’intention montrant que les négociations sont en cours pour l’obtention des financements/subventions complémentaires compte-tenu des délais très courts pour répondre à l’AAP ?

Oui c’est possible, même si le privilège au comité de sélection devra être donné aux projets ayant déjà validé l’apport de ces fonds.

• Pour un projet qui fasse moins de 36 mois, la somme engagée maximale reste de 200 000 € ou c’est un prorata du temps passé ?

A priori oui il n’y a pas de prorata. L’enveloppe reste la même.

• Dans le dossier de candidature Point 5 point H, quelles distinctions entre la « Nature des ressources propres » et la « Nature des ressources demandées dans le cadre de l’AAP » ?

Les ressources propres sont celles que la structure amène en cofinancement et celles demandées sont celles dont ne disposent pas encore le consortium; celles nécessaires à la réalisation du projet du porteur.

• Dans le dossier de candidature Point 5 point K : quelle est la différence entre la présentation détaillée en dépenses (d) et les rubriques précédentes (a, b et c) ?

Le d. fait référence aux dépenses qui ne seraient pas liées aux dépenses des partenaires mais qui s’appliquent au projet et au consortium dans son ensemble.

• Comment les fonds sont débloqués : sur facture ? Par phase ?

Les fonds peuvent être débloqués selon différentes modalités qui seront validées dans la convention.

Exemples :

– Sur facturation

– Une avance au lancement du projet pour donner un matelas d’investissement au projet

– Par phase (une avance, un versement intermédiaire vs un bilan intermédiaire d’avancée du projet puis versement final)…

• Quelle forme doit prendre la déclaration des aides obtenues ?

Peu importe la forme, un tableau Excel des aides reçues suffit

• Quel périmètre appliqué : celui du projet présenté, un périmètre régional ou un périmètre national ?

L’idée du récapitulatif est bien de tracer le soutien de l’Etat à l’acteur, donc au niveau national.

• Doit-on prendre en compte les aides obtenues directement par la structure ? Ou bien faut-il prendre en compte les financements perçus par nos financeurs (par exemple par le Conseil Régional) ?

Uniquement les aides de la structure.

• Quels sont les éléments attendus dans la lettre d’engagement financier ?

La lettre d’engagement financier est présentée selon un format libre, doivent y figurer, en toute logique 

– un montant financier, avec sa finalité décrite (ex : l’organisme s’engage à flécher 150 000 € dans le projet Deffinov, au titre de la mise en place d’un plateau technique de formation, une subvention de xx xxxx euros est sollicitée par le même organisme pour, par exemple, contribuer au développement de l’offre de service développée dans le cadre du projet.

– préciser les subventions demandées à d’autres partenaires publics / parapublics.

Cette lettre d’engagement est valable pour le chef de file et chacun des membres du consortium.

• Quels sont les documents demandés uniquement pour le chef de file ?

– Lettre officielle de soumission de candidature signée par le représentant légal du chef de file accompagnant le formulaire de demande de subvention a. Copie de la pièce d’identité du représentant légal du porteur de projet ; b. Attestation du pouvoir de signature du représentant légal du porteur de projet

– Comptes annuels sur les trois dernières années (ou tout document permettant de juger de la capacité financière pour les structures n’ayant pas trois ans d’existence)

– Fiche SIREN de moins de trois mois

– RIB

Construction et incubation du consortium

• Si les commissions se tiennent en 2023, les projets peuvent-ils démarrer dès 2024 ?

Normalement, tous les projets doivent démarrer dès la date de convention avec l’Etat. Il est toutefois possible de proposer une phase d’amorçage / démarrage dès 2023 pour permettre le lancement du projet. 

• L’action doit-elle être démarré immédiatement après la réponse ou peut-elle déjà exister et être renforcée suite à la candidature à l’AAP ? 

Les deux sont possibles : 

    – développement d’une nouvelle offre de service 

    – enrichissement de l’existant

Le projet doit permettre de répondre à un nouveau besoin ou proposer un nouveau service. Il n’y aura en revanche pas de prise en compte financière de la rétroactivité . 

• De nouveaux partenaires peuvent-ils rejoindre le projet en cours ?

Oui, c’est possible.

INDICATEURS ET EVALUATION

• Comment doit-on rendre compte de la réalisation du projet (à la fin de l’action) ? Quelle est la différence entre les indicateurs propres à chaque candidat et la grille d’auto-évaluation à transmettre dans le dossier de candidature ?

Une partie des indicateurs sera définie par les services instructeurs et s’appliquera à l’ensemble des lauréats (Ils seront mentionnés dans la convention). En complément, les candidats doivent fournir leurs propres indicateurs (indicateurs qualitatifs et quantitatifs) et les modalités d’évaluation : à la fin d’une phase, d’une itération, d’un volet spécifique, à la fin …

Il faut donner l’intention que la fin de la formation mette le stagiaire sur un chemin et qu’il ne reste pas sans solution. N’hésitez pas à intégrer des indicateurs sur les suites de parcours des personnes.

• Quels sont les attendus sur les pièces à fournir : factures, feuilles de temps, feuilles d’émargement, etc. ?

Les pièces à fournir seront définies dans la convention mais vous pouvez faire des suggestions.